Datenschutz · DSGVO · TDDDG
Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nach dem Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG). Diese Erklärung gilt für den Besuch dieser Marketing-Webseite. Für die SaaS-Plattform gelten zusätzlich die vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit unseren Geschäftskunden.
Stand: 17. Mai 2026
1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Mensur Salja
Einzelunternehmer · Smartbaupro
Bruderstraße 19
32839 Steinheim, Nordrhein-Westfalen
Deutschland
E-Mail: info@smartbaupro.de
Support: support@smartbaupro.de
2. Datenschutzkoordination
Smartbaupro wird als Einzelunternehmen ohne weitere ständig mit der Datenverarbeitung beschäftigte Personen betrieben. Die Schwellenwerte für die verpflichtende Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach § 38 Abs. 1 BDSG (mindestens 20 ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigte Personen) und nach Art. 37 DSGVO (umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung im Sinne von Art. 9, 10) werden nicht erreicht. Ein gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter ist daher derzeit nicht bestellt.
Datenschutzkoordinator und alleiniger Ansprechpartner für Datenschutzanfragen ist der Verantwortliche selbst:
Mensur Salja
Bruderstraße 19, 32839 Steinheim
E-Mail: info@smartbaupro.de (Betreff bitte mit „Datenschutz" beginnen)
Sobald die gesetzlichen Schwellenwerte überschritten werden oder eine risikobasierte Pflicht zur Bestellung entsteht (zum Beispiel bei Aufnahme regelmäßiger Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO), wird umgehend ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt und an dieser Stelle veröffentlicht.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligung eingeholt wird, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen — beispielsweise im Rahmen einer Demo-Anfrage oder Vertragsanbahnung — ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.
Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der Smartbaupro unterliegt (zum Beispiel handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO), dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von Smartbaupro oder eines Dritten erforderlich und überwiegen nicht die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Berechtigte Interessen sind insbesondere die Aufrechterhaltung der Sicherheit dieser Webseite, die technische Verfügbarkeit der SaaS-Plattform sowie die Abwehr missbräuchlicher Nutzung.
4. Server-Logfiles
Bei jedem Aufruf der Marketing-Webseite werden technische Informationen durch den Browser des Nutzers automatisch an unseren Hosting-Provider übermittelt und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dies ist technisch erforderlich, um die Webseite auszuliefern und die Funktionsfähigkeit sowie Sicherheit zu gewährleisten.
Folgende Datenkategorien werden erfasst
- IP-Adresse des anfragenden Geräts (in der Regel gekürzt nach Auswertung)
- User-Agent (Browser-Typ und -Version, Betriebssystem)
- Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite, sofern übertragen)
- Zeitstempel des Zugriffs und übertragenes Datenvolumen
- Statuscode und aufgerufene URL beziehungsweise Ressource
Rechtsgrundlage und Speicherdauer
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren und stabilen Auslieferung der Webseite, der Fehlersuche sowie der Abwehr von Angriffen (zum Beispiel Brute-Force, automatisierte Bot-Scans).
Server-Logs werden nach 7 Tagen automatisiert gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur in begründeten Einzelfällen — etwa zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls — und ist auf das hierfür erforderliche Maß beschränkt.
5. Hosting und Backup
5.1 Primär-Hosting (Hostinger, Frankfurt)
Die Marketing-Webseite und die SaaS-Plattform werden auf einem dedizierten virtuellen Server (KVM) der Hostinger International Ltd. in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland betrieben. Smartbaupro nutzt diesen Server im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter. Die gesamte Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt (HTTPS, mindestens TLS 1.2, bevorzugt TLS 1.3). Die Datenbanken sind über eine private Docker-Netz-Brücke zugänglich und nicht öffentlich ins Internet exponiert.
5.2 Offsite-Backup (Hetzner, Nürnberg)
Tägliche verschlüsselte Backups der Datenbanken und der hochgeladenen Bauakten-Dateien werden auf eine Storage-Box (Bezeichnung u570699) der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, Deutschland übertragen. Die Verschlüsselung erfolgt clientseitig vor der Übertragung (rclone-crypt), so dass der Backup-Anbieter zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf den Klartext der Daten hat. Mit der Hetzner Online GmbH besteht ebenfalls ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Aufbewahrungsdauer der Backups beträgt 30 Tage; danach werden ältere Generationen automatisch überschrieben.
6. Cookies und ähnliche Technologien
Auf der Marketing-Webseite werden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt. Es findet weder eine Reichweitenmessung mit personenbezogenen Bezügen statt noch ein Re-Targeting oder eine Übermittlung von Nutzerprofilen an Dritte.
Eingesetzt werden ausschließlich technisch unbedingt erforderliche Cookies und Speicherwerte im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Hierunter fallen insbesondere kurzlebige Session-Cookies, die für die Verarbeitung eines vom Nutzer ausgelösten Vorgangs notwendig sind — beispielsweise das Absenden eines Demo-Anfrage-Formulars oder die CSRF-Sicherung gegen Manipulationen.
Da ausschließlich technisch erforderliche Cookies zum Einsatz kommen, ist eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG nicht erforderlich. Entsprechend wird kein Consent-Banner ausgespielt. Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vorvertrag beziehungsweise Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Webseite).
Innerhalb der SaaS-Plattform werden zur Authentifizierung HttpOnly-Session- Tokens (JWT) sowie ein CSRF-Double-Submit-Token genutzt. Diese sind für die Anmeldung am Plattform-Konto technisch zwingend erforderlich. Eine detaillierte Auflistung erfolgt unmittelbar nach der Anmeldung an der Plattform.
7. Demo- und Kontaktanfragen
Wenn Sie über das Demo-Formular oder per E-Mail an info@smartbaupro.de Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Vertrags gespeichert.
Datenkategorien
- Name, Funktion und Firma
- Geschäftliche E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer
- Inhalt Ihrer Nachricht oder gewählter Pricing-Plan
- Zeitstempel und IP-Adresse zum Zeitpunkt des Absendens
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie — soweit Sie eine Demo wünschen — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung in die Kontaktaufnahme). Anfragen werden bis zur abschließenden Klärung gespeichert und spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht. Sollte keine vertragliche Beziehung zustande kommen, erfolgt eine Löschung der Anfrage in der Regel nach 12 Monaten, sofern keine berechtigten Interessen entgegenstehen.
8. Verarbeitung innerhalb der SaaS-Plattform
Smartbaupro stellt seinen Geschäftskunden eine Software-as-a-Service- Plattform zur Dokumentation und Steuerung von Tiefbau-, Glasfaser- und Versorgungs-Baustellen zur Verfügung. Soweit Geschäftskunden in eigener Verantwortung personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden, Subunternehmer oder Endkunden in die Plattform einstellen, handelt Smartbaupro als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Verantwortlichkeit für diese Daten verbleibt beim jeweiligen Geschäftskunden.
Vor der Aktivierung produktiver Mandanten wird stets ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Smartbaupro und dem Geschäftskunden geschlossen. Dieser regelt Gegenstand, Zweck und Umfang der Verarbeitung, die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie die Rechte und Pflichten beider Parteien. Ein Muster-AVV wird vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellt.
Smartbaupro setzt darüber hinaus eigene technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, insbesondere:
- Mandantentrennung auf Datenbank-Ebene (jedem Geschäftskunden ist ein eigener logischer Mandantenraum zugeordnet)
- Rollen- und Rechtekonzept mit Rangordnung und Gewerk-Typen (SUPER_ADMIN bis Mitarbeitende, technisch erzwungen)
- Authentifizierung über JWT in HttpOnly-Cookies in Verbindung mit CSRF-Double-Submit und Redis-Token-Blacklist
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) und verschlüsselte Offsite-Backups (clientseitige Verschlüsselung vor Versand)
- Tägliche Snapshot-Sicherung und Notfall-Wiederherstellungs-Prozedur
- Audit-Logs für sicherheitsrelevante Aktionen (Anmeldung, Freigabe-Entscheidungen, Mandantenwechsel, HP+-Zugriffe)
9. Besonderer Schutz von Nicht-Kunden („HP+-Schutz")
Im Standard-Bauverfahren werden im Rahmen des sogenannten HP+-Ausbaus auch Adressen erfasst, deren Eigentümer beziehungsweise Anwohner dem Anschluss an das Glasfasernetz nicht zugestimmt haben. Diese Adressen werden in der Plattform technisch und organisatorisch besonders geschützt:
- HP+-Adressen werden über das Datenmerkmal hpPlus = true beziehungsweise kundeStatus = HP_PLUS eindeutig gekennzeichnet.
- Die KI-gestützte Terminierungs-Funktion blockiert HP+-Adressen systemweit. Es findet zu keinem Zeitpunkt ein automatisierter oder manuell ausgelöster Anruf an Anwohner solcher Adressen statt.
- Die Freigabe-Engine sperrt für HP+-Adressen die produktiven Folgeschritte „Einblasen" und „Spleißen". Der Bauablauf endet technisch im Zustand „NVT-bereit". Komplett angeschlossen (Faser eingeblasen, gespleißt, aktiv) wird eine Adresse ausschließlich nach nachträglicher Zustimmung des Eigentümers.
- Zugriffe auf HP+-Datensätze werden protokolliert, soweit dies aus Sicherheits- und Compliance-Gründen erforderlich ist.
Rechtsgrundlage für die Erfassung dieser Adressdaten ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit den vertraglichen Vorgaben der ausbauenden Stadtwerke beziehungsweise Netzbetreiber. Die datenschutzrechtliche Verantwortung trägt der jeweils ausbauende Geschäftskunde; Smartbaupro setzt die technischen Schutzmechanismen um.
10. Eingesetzte Auftragsverarbeiter und Drittanbieter
Für den Betrieb der SaaS-Plattform werden ausgewählte externe Dienstleister eingesetzt. Soweit hierbei personenbezogene Daten in Drittländer (außerhalb der EU/EWR) übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO in der jeweils aktuellen Fassung. Soweit verfügbar wird zudem auf bestehende Angemessenheits- oder Datenpakt-Rahmen (EU-US Data Privacy Framework) zurückgegriffen, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen. Folgende Drittanbieter kommen zum Einsatz:
| Anbieter | Zweck | Sitz | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | VPS-Hosting (Marketing-Webseite und Plattform) | Frankfurt a. M., Deutschland | Art. 28 DSGVO (AVV) |
| Hetzner Online GmbH | Verschlüsseltes Offsite-Backup (Storage Box) | Nürnberg, Deutschland | Art. 28 DSGVO (AVV) |
| Anthropic PBC | KI-Modelle „Claude Sonnet 4" und „Claude Haiku 4.5" zur Textauswertung (Tagesberichte, WhatsApp-Auswertung, Import- Assistenten) — nur in der App | San Francisco, USA | Art. 28 DSGVO (AVV) + Art. 46 DSGVO (SCC) + Data Privacy Framework |
| Google LLC | Bildanalyse über Gemini 2.5 Flash (Pflichtfoto-Prüfung, Kategorie- und Farberkennung) — nur in der App | Mountain View, USA | Art. 28 DSGVO (AVV) + Art. 46 DSGVO (SCC) + Data Privacy Framework |
| OpenAI, L.L.C. | Sprach-zu-Text-Umwandlung (Whisper-1) für Sprachnotizen aus der App — nur in der App | San Francisco, USA | Art. 28 DSGVO (AVV) + Art. 46 DSGVO (SCC) + Data Privacy Framework |
| TENIOS GmbH | Telefonie, Call Control und Spracherkennung für die Terminierungsfunktion „Anna" — nur in der App | Deutschland / EU | Art. 28 DSGVO nach abgeschlossener Vertragsprüfung und AVV |
Die genannten KI-Drittanbieter werden ausschließlich innerhalb der SaaS-Plattform eingesetzt, also nicht beim Besuch dieser Marketing- Webseite. Anwender und Geschäftskunden werden vor produktiver Nutzung im Rahmen des AVV und über plattforminterne Hinweise gesondert informiert. Die Nutzung der KI-Funktionen ist je Mandant deaktivierbar.
11. Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen gegenüber Smartbaupro als Verantwortlichem hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
- Löschung nach Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden")
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, nach Art. 21 DSGVO
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
So üben Sie Ihre Rechte aus
Senden Sie Ihre Anfrage formlos per E-Mail an info@smartbaupro.de mit dem Betreff „Datenschutz · Betroffenenrecht". Bitte beschreiben Sie kurz, welches Recht Sie ausüben möchten. Aus Sicherheitsgründen kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein, sofern berechtigte Zweifel an Ihrer Identität bestehen. Die Bearbeitung erfolgt regelmäßig innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat ab Eingang Ihrer Anfrage (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei umfangreichen oder komplexen Anfragen kann diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden; Sie erhalten in diesem Fall eine entsprechende Mitteilung.
Soweit sich Ihre Anfrage auf Daten bezieht, die ein Geschäftskunde von Smartbaupro im Rahmen seiner Mandanten-Nutzung verarbeitet, leiten wir die Anfrage unverzüglich an den verantwortlichen Geschäftskunden weiter und unterstützen diesen bei der Beantwortung im Rahmen des AVV.
12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben jederzeit das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DSGVO). Die für Smartbaupro örtlich zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland
Webseite: https://www.ldi.nrw.de/
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
13. Speicherdauer im Überblick
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweilige Zweckerreichung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorsehen. Folgende Speicherdauern gelten:
| Datenkategorie | Regelspeicherdauer |
|---|---|
| Server-Logs (IP, User-Agent, Referrer) | 7 Tage |
| Demo- und Kontaktanfragen ohne Vertragsschluss | bis 12 Monate |
| Vertragsdaten und Rechnungen (Geschäftskunden) | 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
| Plattform-Inhalte (Bauakten, Fotos, Pläne) | bis zur Beendigung des Vertrags zzgl. Export-Frist (vgl. AGB), danach Löschung |
| Backups | 30 Tage rollierend |
| Audit-Logs sicherheitsrelevanter Aktionen | 90 Tage (verlängerbar bei Vorfall) |
Nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen, werden die Daten gesperrt und nur noch zu den gesetzlich vorgesehenen Zwecken verarbeitet.
14. Aktualität und Änderungen dieser Erklärung
Smartbaupro behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund rechtlicher Entwicklungen, geänderter Aufsichtspraxis oder technischer Anpassungen erforderlich wird. Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Aufrufs hier veröffentlichte Fassung.
Stand dieser Erklärung: 17. Mai 2026.
Fragen zur Datenverarbeitung?
Schreiben Sie uns mit dem Betreff „Datenschutz". Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden — bei Auskunftsersuchen und Betroffenenrechten innerhalb der gesetzlichen Monatsfrist.